◇일일·주간·월중업무 및 행사·간부일정 실시간 취합·관리

[스쿨iTV 윤현한 기자] 부산시교육청(교육감 김석준)은 기관별 업무 일정 등을 표준화된 서식을 이용해 손쉽게 작성, 관리할 수 있는‘업무취합시스템(PENDA)’을 자체 개발, 배포한다고 26일 밝혔다.

이 시스템은 그 동안 일일·주간·월중 업무 등을 처리시 반복적인 수작업 형태로 해 오던 업무시스템을 개선해 직원들의 업무 부담을 덜어주기 위해 개발했다. 이 시스템은 일일·주간·월중 업무와 행사일정 등을 내부 온라인 시스템을 통해 쉽게 등록하고 실시간 취합·관리하는 프로그램이다.

이 시스템은 기본 화면인 캘린더에서 업무 담당자가 날짜(기간)를 설정하고 표준 서식에 맞춰 일일·주간·월중 등 업무 내용을 입력하면 자동으로 취합된다. 취합 내용은 팀별, 부서별, 기관별로 누적 관리돼 실시간 검색이 가능하고 공유할 수 있다.

또 기본서식 7종을 제시해 편집 등 소모적인 업무 시간을 최소화하고, 일일·주간·월중·행사 업무 등이 반복될 경우 각각 체크박스에 체크하면 한 번의 내용 입력으로 관련 자료들이 각각의 업무에 자동 생성된다.

부산교육청은 지난해부터 일하는 방식 혁신을 위해 4대 영역 25개 추진과제를 발굴해 추진해오고 있으며, 올해 업무지원단을 신설해 조직 운영의 효율성을 높이기 위한 실천적인 업무 혁신을 가속화하고 있다.

업무지원단에서는 올해 상반기 수요조사 시 발굴된 30여개 과제를 대상으로 ‘교육공무직원 전보 프로그램’, ‘시의회 업무지원 프로그램’ 등을 개발 중이며, 이번‘업무 취합 시스템(PENDA)’도 그 일환으로 추진됐다.

차종호 정책기획과장은 “이 시스템을 통해 비효율적인 업무를 개선함으로써 직원들이 꼭 필요한 일에 더욱 집중할 수 있을 것이다”며 “앞으로도 스마트한 업무환경 구축을 통해 불필요한 일을 줄이고, 유연하고 효율적인 조직문화를 만들어 가도록 노력하겠다”고 말했다.